Review Software Akuntansi : MYOB !

A. Pengertian MYOB

MYOB merupakan kependekan dari Mind Your Own Business. Program aplikasi komputer yang di gunakan sebagai aplikasi otomatis pembukuan yang mudah dan mampu menampilkan laporan keuangan secara lengkap, cepat dan akurat.
Program ini di buat oleh MYOB Limited Australia. Myob Limited merekomendasikan MYOB Accounting dapat di terapkan pada 105 jenis perusahaan, sehingga dapat di komputerisasikan pada proses akuntansi bisnis dengan menggunakan Accounting Plus.
MYOB Accounting mempunyai berbagai keunggulan di bandingkan dengan software sejenis, di antaranya:

• Mudah di gunakan ( User Friendly )
• Cocok untuk situasi dan kondisi bisnis di Indonesia
• Pembuatan laporan keuangan secara otomatis, lengkap dan akurat
• Kemampuan menampilkan data secara cepat dan mudah
• Sistem sekuriti yang memadai Laporan keuangan dapat di aktifkan dengan Microsoft Excel tanpa melalui proses export-import

Modul MYOB















B. Fitur Dalam MYOB

MYOB juga menyertakan beberapa program tambahan lainnya, antara lain :

1. MYOB ODBC, merupakan program yang akan anda butuhkan bila anda ingin memberikan akses bagi perangkat lunak lain (secara Read Only untuk MYOB Premier V7 ke bawah, fungsi ReadWrite baru bisa dilakukan melalui MYOB Versi 8.x dan versi selanjutnya) ke Database MYOB melalui ODBC Data Source (Menggunakan DSN ataupun tidak). dengan memanfaatkan konektifitas antar database yang telah disediakan dalam Sistem Operasi Windows.

2. Templates Upgrade Assistant, merupakan program tambahan yang bisa anda gunakan untuk meng-upgrade template dokumen (edited forms), laporan dan surat standar yang telah anda buat dengan menggunakan program MYOB versi-versi sebelumnya, sehingga dapat digunakan pada program MYOB Premier Versi yang berjalan.

3. BASLink dan M-Powered Import Assistant (Untuk versi Australia), belum dapat digunakan karena belum adanya sarana pendukung yang dibutuhkan untuk menggunakan kedua fasilitas tersebut di Indonesia


C. Kemudahan MYOB


Fleksibilitas, kemudahan penggunaan, kelengkapan dan keandalannya lah yang membuat software MYOB Accounting/MYOB Premier (selanjutnya disebut MYOB) tersebut menjadi sangat populer dan dicintai para penggunanya. Masukkan sebuah transaksi (pengeluaran/ penerimaan kas, penjualan, pembelian, persediaan); dan segera Anda dengan mudah mendapatkan berbagai laporan keuangan dan analisis bisnis Anda yang berkaitan dengan transaksi bersangkutan, menggunakan laporan-laporan yang tersedia pada software ini (lebih dari 170 laporan).
Sebelum Anda dapat bekerja dengan MYOB, Anda harus mengonversi data bisnis perusahaan Anda terlebih dahulu ke program aplikasi ini. Pertama, Anda harus menetapkan Daftar Akun bisnis Anda. Selanjutnya, jika bisnis Anda berkaitan dengan penjualan dan pembelian secara kredit, Anda harus menetapkan daftar pelanggan/pemasok lengkap dengan termin pembayaran mereka. Bagi bisnis yang menangani persediaan, seperti produk jadi, bahan baku dan bahan dalam proses produksi, maka item-item persediaan tersebut harus ditetapkan terlebih dahulu sebelum dapat digunakan. Penetapan data dasar ini sangat krusial, agar laporan dan analisis perusahaan yang Anda terbitkan sesuai dengan laporan dan analisis yang Anda harapkan dari MYOB.

D. Memulai MYOB Accounting















MYOB Accounting di mulai dengan membuat data perusahaan baru. Caranya dengan klik tombol Create new company file pada jendela start-up.

1. Akan tampil kotak dialog New Company File Assistant yang berisi teks introduction atau pengenalan. Kemudian tekan tombol Next untuk melanjutkan.

2. Akan tampil selanjutnya adalah kotak dialog wizard Company Information. Kotak ini adalah tempat untuk mengisikan data informasi umum perusahaan. Setelah selesai tekan tombol Next.

3. Setelah itu Wizard Accounting Information akan tampil. Kotak ini merupakan periode akuntansi perusahaan. terdiri dari 4 pertanyaan umum yaitu :
a. Current Financial Year ( Tahun periode berjalan ) : isi dengan tahun pembukuan keuangan perusahaan
b. Last Month of Financial Year ( bulan tutup buku ) : isi bulan terakhir pembukuan, co; Desember
c. Conversion Month ( bulan awal buku ) : isi bulan awal pembukuan, co; Januari
d. Number of Accounting Periods ( periode bulan dalam satu tahun ). : isi Thirteen ( 13 ) atau twelve ( 12 )

4. Data periode akuntansi yang sudah di isikan melalui Wizard Accounting Information akan di tampilkan kembali dalam konfirmasi. Hal ini bertujuan untuk memperbaiki data manakala terjadi kesalahan input. caranya klik Back, kalau datanya sudah benar klik Next.

5. Langkah ini memunculkan Wizard Account List. Kotak dialog tersebut berfungsi memunculkan pilihan pembuatan daftar akun yang di inginkan. Ada 3 pilihan, di antaranya :
a. I would like to start with one of the last provided by MYOB Accounting.
Artinya daftar akun yang dipakai nantinya oleh perusahaan adalah daftar akun yang di sediakan oleh MYOB.
b. I would like to import list of account provided by my accountant after I’m done creating my company file.
Artinya, tombol pilihan ini memungkinkan Anda untuk mengimpor daftar akun yang di miliki perusahaan.
c. I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB.
Tombol pilihan ini di gunakan apabila perusahaan ingin membuat daftar akunnya sendiri pada MYOB.

6. Langkah berikutnya di tentukan jenis usaha pada bagian Industry Classification. Pilihan All digunakan untuk menampilkan semua kelompok usaha.

7. Lalu pada bagian Type of Bussiness klik panah drop down, akan tampil kotak dialog Select from list, pilih type usaha yang di jalankan, contoh retail business lalu klik Use Bussiness Type. kemudian muncul Account list sesuai dengan pilihan. Selesai lalu next.

8. Berikutnya proses penyimpanan. Standarnya MYOB akan menetapkan alamat file pada C : \myob 13\ nama perusahaan.dat.
* ( klik tombol Next untuk melanjutkan penyimpanan. Klik tombol Change jika ingin memindah tempat penyimpanan di drive/ folder lain beserta nama filenya )

9. Proses pembuatan file perusahaan akan di proses. Hasilnya akan muncul Congratulation ! artinya proses pembuatan file sukses. Untuk masuk ke menu utama Myob, klik tombol Command Centre.

Start -up merupakan jendela untuk memulai program MYOB Accounting. Jendela strat-up ini dapat di munculkan dari tombol start biasa pada tool bar atau klik 2 X ( dua kali ) pada short cut MYOB Accounting.
Jendela Start- up memiliki 5 macam tombol penggunaan, antara lain :
1. Open your company file : membuka data akuntansi yang sudah pernah di kerjakan
2. Create the new company file : membuat data akuntansi Myob yang baru.
3. Explore the sample company : mengeksplorasi 105 sample/ contoh-contoh perusahaan yang memakai MYOB Accounting.
4.What’s new in this version : mengetahui berbagai fitur kelengkapan MYOB dalam setiap versinya.
5. Exit Myob Accounting : keluar dari program MYOB Accounting.

SIA (Sistem Informasi Akuntansi)

Sistem Informasi Akuntansi

SISTEM
Sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

Elemen sistem :
Tidak semua sistem memiliki kombinasi elemen yang sama, tapi suatu susunan dasar adalah :Input, Transformasi, Output, Mekanisme Kontrol, Tujuan.

Jenis Sistem :
Sistem Lingkaran Terbuka : sistem yang tidak mempunyai elemen mekanisme kontrol, dan tujuan.
Sistem Lingkaran Tertutup : sistem yang disertai oleh adanya elemen mekanisme kontrol dan tujuan.

Sifat Sistem :

1. Sistem terbuka : Sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumberdaya.

2. Sistem Tertutup : Sistem yang sama sekali tidak berhubungan dengan lingkungannya.

Sistem Fisik : sistem yang terdiri dari sejumlah sumber daya fisik

Sistem Konseptual : sistem yang menggunakan sumberdaya konseptual (data dan informasi) untuk mewakili suatu sistem fisik.


Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer

Fokus Awal Pada Data

Pada awal abad ke 20 pemakaian komputer terbatas hanya untuk aplikasi akuntansi dan digunakan nama EDP yang merupakan aplikasi sistem informasi yang paling dasar dalam setiap perusahaan. Sekarang kita menggunakan istilah SIA untuk menggantikan EDP.

Fokus Baru Pada Informasi

Konsep penggunaan komputer untuk mendukung sistem informasi manajemen mulai diperkenalkan pada tahun 1964 oleh para pembuat komputer. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan

Sementara SIM terus berkembang dalam menghadapi kelemahan-kelemahannya, muncul pendekatan baru dengan nama DSS, yaitu sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer.

Fokus Sekarang Pada Komunikasi

Penerapan OA (Office Automation) untuk memudahkan komunikasi dan peningkatan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor lainnya melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Fokus Potensial Pada Konsultasi

Saat ini sedang berlangsung gerakan untuk menerapkan Kecerdasan Buatan (AI) bagi masalah-masalah bisnis. Ide dasar dari AI adalah bahwa komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia.

Definisi SIA :

Suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengolah, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan bagi pihak luar perusahaan dan pihak ekstern.

Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem CBIS lainnya :

1. SIA melakasanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar
3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal

Perbedaan SIA dan SIM :

• SIA mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan informasi keuangan sedang

• SIM mengumpulkan mengklasifikasikan, memproses, menganalisa dan mengkomunikasikan semua tipe informasi

2 komponen SIA

- Spesialis Informasi

- Akuntan


Contoh SIA sebagai pusat informasi perusahaan :

Bagian pemasaran mempertimbangkan untuk memperkenalkan jenis produk baru dalam jajaran produksi perusahaan, untuk itu bagian tersebut meminta laporan analisa perkiraan keuntungan yang dapat diperoleh dari usulan produk baru tersebut

Bagian SIA memproyeksikan perkiraan biaya dan perkiraan pendapatan yang berhubungan dengan produk tersebut, kemudian data yang diperoleh diproses oleh EDP. Setelah diproses hasilnya dikembalikan ke bagian SIA untuk kemudian diberikan ke bagian pemasaran.
Selanjutnya kedua bagian akan merundingkan hasil analisa tersebut untuk dicari keputusan yang sesuai.

Dari contoh diatas dapat ditemukan 2 aspek yang berhubungan dengan sistem bisnis modern yaitu :

1. Pentingnya komunikasi antar departemen/subsystem yang mengarah untuk tercapainya suatu keputusan.

2. Peranan SIA dalam menghasilkan informasi yang dapat membantu departemen lainnya untuk mengambil keputusan.

Informasi Akuntansi yang dihasilkan oleh SIA dibedakan menjadi 2, yaitu :

- informasi akuntansi keuangan, Informasi yang berbentuk laporan keuangan yang
ditujukan kepada pihak extern.

- Informasi Akuntansi Manajemen, informasi yang berguna bagi manajemen dalam pengambilan keputusan.

Didalam Akuntansi Manajemen terdapat dua komponen yang digunakan bagi perencanaan dan pengendalian perusahaan, yaitu :

1. Sistem Akuntansi Biaya

2. Sistem Budgeting

Sistem Akuntansi Biaya

Digunakan untuk membantu manajemen dalam perencanaan dan pengawasan dari aktivitas pengadaan, proses distribusi dan penjualan

Budgeting

adalah proyeksi keuangan perusahaan untuk masa depan yang bermanfaat untuk menolong manajer dalam perencanaan dan pengawasan

Unsur-unsur yang dapat mempengaruhi penerapan SIA dalam perusahaan :

1. Analisa Perilaku

2. Metode kuantitatif

3. Komputer

Analisa Perilaku

Setiap sistem yang tertuangkan dalam kertas tidak akan efektif dalam penerapannya kecuali seorang akuntan dapat mengetahui kebutuhan akan orang-orang yang terlibat dalam sistem tersebut.

Akuntan tidak harus menjadi seorang psikolog, tapi cukup untuk mengerti bagaimana memotivasi orang-orang untuk mengarah kepada kinerja perusahaan yang positif.

Selain itu juga seorang akuntan harus menyadari bahwa setiap orang mempunyai persepsi yang berbeda-beda dalam menerima suatu informasi, sehingga informasi yang akan diberikan dapat didesain dan dikomunikasikan sesuai dengan perilaku (behavior) para pengambil keputusan.

Metode Kuantitatif

Dalam menyusun informasi, seorang akuntan harus menggunakan metode ini untuk meningkatkan efektifitas dan nilai dari informasi tersebut.

Komputer

Pada beberapa perusahaan, komputer telah digunakan untuk menggantikan pekerjaan rutin seorang akuntan, sehingga memberikan waktu yang lebih banyak kepada akuntan untuk dapat terlibat dalam proses pengambilan keputusan.